Dokümanlar ve veriler kurumsal varlıkların önemli bir kısmını oluşturur. Ne var ki, verilerin artarak büyümesi pek çok kurum için verileri yönetmeyi daha da zor hale getirmektedir. Arşiv saklama ve kayıt yönetimi hizmetlerini dışarıdan hizmet olarak almak sorunun temel çözümüdür.
Doküman Arşiv Yazılımı Özellikleri
• Tarama ve Görüntü İşleme Sistemi ile dokümanların DYS tarafından yönetilmesi sağlanır.
• DYS Twain ve ISIS sürücülü tarayıcıları standart olarak desteklemektedir.
• Tarama Devlet Arşivleri Yönetmeliğine göre taramayı sağlamaktadır.
• DYS açık mimari yapısı ile kurumdaki farklı uygulamalara ( EBYS, İK, MIS vs. ) servis tabanlı entegrasyon sağlayabilmektedir.
• Dışarıya verilen uç ile 3. kişilerin ada/parsel gibi sorgular yapıp kuruma gelir getirici uygulamaları içerir.
• DYS yüksek sınıf bir doküman arşivleme çözümüdür. Binlerce kullanıcılı, dağıtık yapılarda kullanılabilecek şekilde tasarımlanmıştır.
• İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemi (RDBMS) Desteği ile DYS popüler İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemlerini (MS SQL Server, ORACLE, DB2, ODBC, vb) desteklemektedir.
• Not Düşme ('Annotation') Özelliği ile Dokümanların orijinali bozulmayacak şekilde doküman üzerine notlar düşülebilir, çizimler yapabilir. Notlar üzerinde de yetkilendirme yapılabilir. Bu sayede, bazı notları bazı kişiler görebilir, bazı kişiler değiştirebilir.
• Yaygın Dosya Formatı Desteği ile yaygın dosya formatlarının tamamını desteklemektedir. (JPEG, GIF, PDF, TIFF, Word, Excel, vb.) Ayrıca DWG uzantılı dosyaların gösterimine olanak sağlamaktadır.
• Yetkilendirme ile Sistem Yönetici Modülü ile kullanıcı guruplarına ve doküman guruplarına göre detaylı yetkilendirme ayarlamaları yapmak mümkündür. Yetkilendirme Modülü Active Directory, popüler LDAP sunucular ve İşletim Sistemi güvenliği ile entegre edilebilir.
• Kolay Arama Seçenekleri ve Tam Metin (Full Text) Arama ile DYS gelişmiş arama ,hızlı arama, detaylı arama seçeneklerine sahiptir. Her iki alternatifte de hem yapısal arama hem de tam metin arama yapmak mümkündür. Yapısal arama doküman kaydedilirken girilen indeks bilgilerine göre (doküman tipi, yazarı, konusu, not, tarih vb.) aramadır. Tam metin aramada ise doküman içeriğindeki metin üzerinden arama yapılabilmektedir. Bu sayede dokümanı içinde geçen sözcük ya da sözcük gurubu ile bulabilirsiniz. ABBYY OCR motoru sayesinde taranmış dokümanlar üzerinden tam metin arama yapabilme yeteneği de mevcuttur.
